Introduction : La gestion d'équipe n'est pas une fatalité
La gestion d’équipe est un véritable défi pour les cabinets comptables. Les périodes fiscales intenses et les tâches administratives répétitives compliquent souvent l’organisation interne. Trouver des solutions pour rationaliser les processus, réduire la charge mentale des collaborateurs et garantir un service client de qualité devient alors indispensable.
L’équipe d’Hello l’a bien compris en échangeant avec Excym, cabinet d’expertise comptable situé en Provence. C’est entre 3 cafés que nous leur avons proposé notre solution, personnalisée pour répondre à leurs besoins. Cyril Borg, fondateur d’Excym ainsi que ses collaborateurs, reviennent aujourd’hui pour témoigner de leur satisfaction !
En intégrant Hello, notre logiciel de gestion d’équipe personnalisée, Excym a transformé leur manière de travailler en tant qu’expert-comptables. Ce logiciel, rapidement adopté par toute l’équipe, leur a permis d’améliorer la productivité, de simplifier la répartition et gestion des tâches en plus de renforcer la satisfaction client.
Dans cet article, découvrez comment notre outil de gestion pour experts-comptables a permis à Excym de faire évoluer son organisation et de répondre aux défis de leur métier avec efficacité et sérénité 🔥.
Le constat d’un métier exigeant : des défis organisationnels à relever
Les cabinets comptables, comme Excym, font face à des exigences bien particulières. Les déclarations fiscales et la gestion des paies nécessitent une rigueur organisationnelle irréprochable. Les périodes de forte activité, notamment en début d’année avec les bilans comptables amènent une surcharge de travail à encaisser.
L’intégration de nouveaux clients ajoute également une pression supplémentaire. Entre obligations déontologiques, courriers administratifs et transfert de dossiers, l’onboarding devient rapidement une étape chronophage. Enfin, maintenir une relation client de qualité exige une communication claire et rapide, ce qui peut s’avérer complexe lorsque les équipes sont déjà surchargées.
Cette année, ce fut différent pour Excym. Ils ont mis en place la solution Hello.
Fini la difficulté pour avoir une vision globale des tâches et répartir équitablement les missions entre les collaborateurs. Fini la gestion manuelle des emails et l’absence d’outils pour structurer l’onboarding : nous avons adapté Hello pour qu’ils puissent s’alléger de cette charge mentale.
4 avantages concrets suite à l’adoption de la solution Hello par Excym
Hello n’est pas un simple logiciel, mais une véritable solution conçue pour simplifier les processus complexes des cabinets comptables.
1️⃣ Une vision claire des tâches grâce à un tableau de bord collaboratif
Avec Hello, les missions récurrentes, comme les déclarations de TVA ou les bilans, sont centralisées dans un tableau de bord accessible à tous. Ce tableau permet de suivre précisément l’état d’avancement des tâches grâce à des indicateurs simples et personnalisables : ✔ pour les tâches réalisées, rien pour celles en cours, et N/A pour celles non applicables.
Cela a permis à Excym de réduire les pertes de temps liées aux doublons ou aux tâches oubliées, tout en garantissant une meilleure visibilité pour les managers
2️⃣ Planification hebdomadaire optimisée et priorisation
Hello permet une planification hebdomadaire et un suivi des tâches. Chaque semaine, les managers fixent des objectifs adaptés à la charge de travail des collaborateurs, en tenant compte des priorités.
Les réunions ne sont plus de simples points de contrôle, mais un moment clé pour ajuster les missions et s’assurer que chacun travaille sur des tâches à forte valeur ajoutée. Une optimisation du temps indispensable pour une entreprise.
3️⃣ Un onboarding simplifié et conforme
L’intégration de nouveaux clients, autrefois complexe et chronophage, a été simplifiée grâce à Hello. La solution structure chaque étape de l’onboarding : envoi des courriers déontologiques, gestion des mandats administratifs, création de comptes et transfert des dossiers.
Les collaborateurs d’Excym apprécient particulièrement cette fonctionnalité, qui garantit un suivi rigoureux et limite les risques d’erreurs. Pour les clients, cela se traduit par une expérience fluide dès le départ, renforçant leur confiance envers le cabinet.
4️⃣ Automatisation des emails pour un gain de temps significatif
Excym prévoit d’aller encore plus loin avec Hello en intégrant prochainement une fonctionnalité d’automatisation des emails. Ce projet de connecteur intelligent, prévu pour juin, sera capable de trier les emails entrants et de déclencher des actions automatiquement. Les demandes des clients seront ainsi assignées aux collaborateurs concernés sans intervention manuelle, avec un objectif de réduire de 30 % le temps consacré aux tâches administratives.
Cette fonctionnalité libèrera du temps pour se concentrer sur des missions stratégiques et améliorer la réactivité face aux demandes des clients, un point crucial pour maintenir leur satisfaction.
Cette innovation illustre la collaboration continue et durable entre Hello et Excym, avec une solution qui s’adapte et évolue pour relever les défis des cabinets comptables.
Et en chiffres, qu’est ce que cela donne ?
Depuis l’adoption de Hello, Excym a observé des résultats chiffrables :
- Une productivité accrue : la répartition efficace des tâches et l’automatisation des processus répétitifs ont permis une augmentation de 20 % de la productivité.
- Un bien-être amélioré pour les collaborateurs : la charge de travail équilibrée a réduit le stress, favorisant un environnement de travail serein et motivant.
- Une satisfaction client renforcée : les demandes sont traitées plus rapidement et de manière plus précise, tandis que l’onboarding des nouveaux clients est devenu transparent et fluide.
Pourquoi Hello se démarque parmi les outils de gestion ?
Contrairement à des solutions généralistes comme Trello ou Jira, la solution Hello est spécifiquement conçue pour répondre aux besoins des cabinets comptables. Elle intègre des fonctionnalités uniques et personnalisables, telles que :
- Une gestion déontologique intégrée pour garantir la conformité des processus.
- Des outils adaptés aux spécificités fiscales et administratives, comme la planification des déclarations de TVA ou la gestion des bilans.
- Une interface intuitive, pensée pour faciliter le quotidien des collaborateurs tout en offrant une vue d’ensemble claire aux managers.
Plus important et les équipes de Excym vous le diront : vous ne vous adaptez pas à la solution Hello, c’est elle qui s’adapte à vos demandes.
Nous avons mis en place en moins d’un mois la solution personnalisée pour Excym. Si vous souhaitez révolutionner votre gestion d’équipe, gagner en productivité et trouver un outil qui s’adapte à vos besoins, vous pouvez demander une démo d’Hello en nous contactant.
Et vous, prêts à révolutionner votre gestion d’équipe ?
L’expérience d’Excym montre que Hello est bien plus qu’un simple logiciel de gestion d’équipe : c’est une solution performante qui optimise la vie quotidienne du cabinet, améliore la productivité et renforce la satisfaction client.
Si, comme Excym, vous souhaitez transformer votre organisation interne et gagner en sérénité, nous pouvons vous faire essayer notre solution.
Parlons de vous ! Contactez nous pour découvrir comment la solution Hello peut s’adapter à vos besoins, simplifier la gestion de votre cabinet et améliorer votre productivité.
