Choisir le bon logiciel pour votre entreprise ou vos besoins personnels peut s’avérer crucial pour la réussite de vos projets. Cependant, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent coûter cher en temps, en argent et en productivité. Voici les dix erreurs les plus courantes à éviter lors du choix de votre logiciel.
1. Ne pas Définir Clairement Vos Besoins en amont
Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel, il est essentiel de bien cerner vos besoins spécifiques. Quels sont les problèmes que le logiciel doit résoudre ? Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre ? Sans une définition claire de vos besoins, vous risquez de choisir un outil qui ne convient pas.
2. Ignorer l’Évolutivité
Un logiciel peut répondre à vos besoins actuels, mais qu’en sera-t-il dans quelques années ? Avez-vous prévu de faire grandir votre équipe ? Il est crucial de choisir une solution capable de suivre votre croissance et de s’adapter à l’évolution de vos exigences. Ignorer l’évolutivité conduira inévitablement à des coûts supplémentaires liés à une perte de productivité ou à des changements de logiciel.
Certaines solutions en ligne proposent des évolutions sur-mesures pour adapter le logiciel standard à votre structure.
3. Négliger la Compatibilité
Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est compatible avec les systèmes et les outils que vous utilisez déjà. Négliger cet aspect peut entraîner des problèmes d’intégration, de perte de données, et de dysfonctionnements divers.
Si votre nouveau logiciel est trop isolé et nécessite trop de copier/coller ou duplique certaines données ; cela aura l’effet inverse. Vous perdrez en productivité au lieu d’en gagner car les actions manuelles nécessaires pour son bon fonctionnement ne feront que ralentir le travail de vos collaborateurs.
4. Se Focaliser Uniquement sur le Prix
Le prix est un facteur important, mais il ne doit pas être le seul critère de choix. Un logiciel bon marché peut se révéler coûteux à long terme s’il ne répond pas à vos besoins ou s’il nécessite des correctifs fréquents. Évaluez le rapport gain de productivité / prix en tenant compte des fonctionnalités, de la fiabilité et du support client. Un logiciel peut avoir un prix très élevé mais un gain de productivité immense.
ATTENTION aux options et autres add-ons, ils peuvent très rapidement faire augmenter votre facture. Assurez-vous d’avoir une estimation avant de vous engager.
5. Sous-Estimer l’Importance du Support Client
Un bon support client peut faire toute la différence en cas de problème. Choisir un logiciel sans vérifier la qualité du support peut vous laisser démuni face à des pannes ou des difficultés techniques. Allez lire la Foire aux questions (FAQ) ou les tutoriels que propose le logiciel, cela peut être un bon indicateur. De plus, assurez-vous que votre offre comprend la partie support. Enfin, un support client peut prendre plusieurs apparences : chatbot, email, téléphone, intervention … etc en fonction de vos besoins à vous de choisir la formule qui vous correspond.
6. Ne Pas Lire les Avis et Témoignages
Les avis et témoignages d’autres utilisateurs peuvent fournir des informations précieuses sur les forces et les faiblesses d’un logiciel. Ne pas tenir compte de ces retours peut vous faire manquer des aspects cruciaux, positifs ou négatifs, du logiciel.
7. Omettre de Tester le Logiciel
De nombreux fournisseurs proposent des versions d’essai ou des démonstrations. Ne pas tester le logiciel avant de l’acheter est une erreur majeure. Cela vous permet de vérifier s’il répond bien à vos attentes et de vous familiariser avec son interface et ses fonctionnalités. Il peut y avoir un monde entre ce que vous vous imaginez et la réalité. De plus, n’hésitez pas à le faire tester par les personnes qui seront amenées à l’utiliser tous les jours : leur avis est primordial !
8. Négliger la Formation
Un logiciel, même performant, peut s’avérer inutile si vos équipes ne savent pas l’utiliser correctement. Prévoyez des sessions de formation pour vous assurer que tous les utilisateurs savent exploiter le logiciel de manière optimale.
9. Ne Pas Prendre en Compte la Sécurité
La sécurité des données est primordiale, surtout si vous manipulez des informations sensibles. Assurez-vous que le logiciel offre des garanties en matière de sécurité et qu’il est conforme aux réglementations en vigueur : RGPD, lieux de stockages de vos données, serveurs, conformité en terme de normes de sécurité, … etc.
10. Ne pas prévoir de plan de transition
Changer de logiciel peut perturber les opérations courantes. Élaborez un plan de transition détaillé pour minimiser les interruptions et assurer une intégration en douceur. Impliquez toutes les parties prenantes dans ce processus pour garantir une adoption réussie. Aussi, des équipes peuvent souvent être mises à disposition des clients d’une solution en ligne pour vous accompagner dans ce processus.
En évitant ces erreurs, vous augmentez vos chances de choisir un logiciel qui sera un véritable atout pour votre activité, capable de répondre à vos besoins présents et futurs. Prenez le temps de bien évaluer vos options et n’hésitez pas à solliciter des conseils d’experts si nécessaire.
